MR8XR9SQMD

Управление проектом. Часть 4: Контроль

Данная статья предназначена для руководителей проектов, специализирующихся в различных областях.

Это завершающая часть статьи про Управление проектами. Первая часть здесь, вторая здесь, третья здесь

Контроль в проекте

В данной статье мы будем иметь в виду четыре аспекта контроля: контроль за ходом выполнения проекта, контроль за достижением поставленных целей, контроль планирования, контроль ресурсов.

Говоря о контроле, мы подразумеваем не ряд временных формальных мероприятий, но постоянную деятельность менеджера проекта, направленную на достижение конечного результата – качественное выполнение всех запланированных работ в срок.

Выполнять общий контроль за ходом проекта, особенно большого и сложного, помогают метрики проекта. Метрики – это измеримые (количественные) показатели, которые позволяют нам судить о положении дел в проекте. Их набор может быть разным в зависимости от целей и масштабов выполняемого проекта. Они регулярно измеряются и обновляются на протяжении всего проекта.

Как правило, информация, которую мы получаем, анализируя значения метрик, позволяет нам ответить на следующие вопросы:

  1. Наблюдаем ли мы в настоящий момент превышение сроков и бюджета проекта, и каков прогноз относительно сроков и бюджета на будущее?
  2. Насколько полно мы достигаем поставленных целей? Определены ли у нас однозначные критерии достижения поставленных целей? Соответствуют ли эти критерии действительным требованиям к результатам? Не изменялись ли эти критерии в процессе работы над текущими задачами?
  3. Насколько полно мы утилизируем ресурсы проекта? Нет ли у нас недостатка в ресурсах, и каковы прогнозы относительно потребности в ресурсах на будущее?
  4. Обеспечиваем ли мы необходимое качество результатов, и как мы можем повысить качество при необходимости?
  5. Как быстро мы движемся к завершению проекта, и что нужно сделать при необходимости, чтобы завершить проект быстрее?

Все данные, используемые для контроля проекта, собираются на основании анализа выполненных работ, обновленных планов проекта, требований и проектной документации.

Если анализ собранных данных говорит нам о том, что дела в проекте идут хорошо, и отставаний по срокам каких-либо работ не наблюдается, все необходимые ресурсы доступны и не наблюдается существенных расхождений между планом назначения и использования ресурсов в проекте и фактической их утилизацией, это говорит о том, что менеджер проекта блестяще справляется со своими обязанностями (и, кроме того, ему сильно везет). Однако на практике такое встречается крайне редко. Обычно в проекте не хватает ресурсов, отставания по срокам выполнения работ наблюдаются очень часто, а качество полученных результатов не удовлетворяет предъявляемым требованиям. По результатам исследований компании Standish Group, опубликованным в 2011 году, только 32% всех проектов считаются успешно завершенными, 44% выполняются с большими отклонениями от планов, и 24% проектов завершаются полным провалом. Поэтому своевременный и тщательный контроль состояния дел в проекте ‑ одна из ключевых составляющих хорошей работы менеджера проекта.

Контроль в проекте должен выполняться тщательно и с установленной периодичностью. В идеале в проекте, который вошел в фазу активного выполнения запланированных работ, контроль должен осуществляться ежедневно. Для хорошо налаженного проектного контроля можно использовать инструменты планирования и отчетности, позволяющие отслеживать прогресс и результаты работ, регулярные неформальные отчеты участников проекта о выполненной работе и достигнутых результатах, а также инспекции и анализ предъявляемых результатов работы.

Контроль работ должен обязательно выполняться в конце каждой запланированной итерации. Результаты контроля должны явно показывать, удачно ли были спланированы работы на данную итерацию, а также сумели ли мы получить в ее конце ожидаемый результат. На основании этих выводов обычно корректируются дальнейшие проектные планы.

Результаты контроля дают менеджеру проекта ясную картину положения дел, на основе которой менеджер проекта принимает дальнейшие решения. В случае выявления отклонений в проекте (несоблюдения сроков и требований к качеству результатов работ) менеджер проекта обязан спланировать корректирующие действия, которые позволят улучшить ситуацию. Например, в случае серьезного отставания по срокам можно увеличить число ресурсов проекта, а в случае несоблюдения требований к качеству – назначить опытного куратора, который будет помогать участнику проекта добиться желаемого результата. Важно, однако, не только спланировать подобные действия, но и оценить их результат. В случае если желаемого результата не наблюдается, нужно пересмотреть план выхода из сложившейся кризисной ситуации.

Заключение

Планирование, выполнение и контроль – три кита проектного менеджмента. Менеджер проекта должен постоянно помнить об их взаимосвязи и принимать все меры к тому, чтобы не допустить ошибок на всех этапах проекта.

185

Управление проектом. Часть 3: Выполнение

Данная статья предназначена для руководителей проектов, специализирующихся в различных областях.

Это продолжение статьи про Управление проектами. Первая часть здесь, вторая здесь.

Выполнение проекта

На первый взгляд может показаться, что выполнение поставленных задач всеми участниками проекта – это сфера, где менеджер проекта принимает минимальное участие. Однако это не так. Во-первых, менеджер проекта должен своевременно убедиться в том, что исполнитель, выполняющий поставленную перед ним задачу, правильно понял ее, и выполнял работу таким образом, чтобы результат соответствовал установленным критериям приемки. Для этого необходимо корректно и достаточно подробно определить требования к результату.

Во-вторых, менеджер проекта должен поддерживать и обеспечивать правильную и своевременную коммуникацию между всеми участниками проекта, работающими над совместными задачами. В-третьих, менеджер проекта на этапе выполнения должен следить за тем, чтобы все необходимые для выполнения задач ресурсы были доступны. Это касается как человеческих ресурсов, так и материальных ресурсов (необходимая инфраструктура, материалы и информация, которая должна использоваться при выполнении задач).

Часто в проектах случается так, что в процессе выполнения задач становится необходим какой-то новый ресурс, не учтенный при первоначальном планировании. Задача менеджера проекта – как можно быстрее сориентироваться, убедиться в необходимости этого ресурса и предоставить его исполнителям.

В процессе выполнения проекта менеджер проекта должен предпринимать шаги к обеспечению качества результата. Такими мерами могут быть внеплановые проверки результатов с последующими рекомендациями исполнителям, аудиты создаваемых артефактов проекта (такие как проверки чертежей в процессе работы с целью выявить недостатки на ранних этапах), внедрение процессного подхода к выполнению задач и меры, направленные на повышение уровня профессионализма и ответственности исполнителей. Задача менеджера проекта – выбирать и применять эти меры своевременно и сообразно ситуации.

Одна из важнейших задач менеджера проекта в ходе выполнения работ – организация и выполнение мониторинга проектных работ с целью определить скорость работы проектной команды для более точного планирования. В мониторинг проекта входят следующие активности:

  • Определение текущего состояния дел в проекте;
  • Определение невыявленных требований и работ в проекте;
  • Определение рисков проекта на текущем этапе его выполнения.

О каждом из этих пунктов можно много рассказывать, однако их детальное рассмотрение выходит за рамки данной статьи.

Продолжение про контроль следует. Об этом будет рассказываться в следующем и последнем разделе статьи.

Read more

Y2GUBQIPXD

Управление проектом. Часть 2: Планирование

Данная статья предназначена для руководителей проектов, специализирующихся в различных областях.

Это продолжение статьи про Управление проектами. Начало здесь.

Планирование в проекте

В управлении проектами, пожалуй, самая важная задача руководителя проекта – это организовать во вверенной ему команде правильное планирование работ и научиться контролировать выполнение этих работ. Мы рассмотрим, как выполняется планирование в проекте.

Read more

Управление проектом: планирование, выполнение, контроль

Управление проектом: планирование, выполнение, контроль. Часть 1: Введение

Cтатья Натальи Желновой предназначена для руководителей проектов, специализирующихся в различных областях. Это – первая часть статьи (всего будет 4 части).

Общие принципы организации проектных работ

Любая деятельность, имеющая результатом некий продукт (или разработанную услугу), обладающий набором уникальных качеств, может быть отнесена к проектной деятельности. Как проект можно рассматривать запуск нового телешоу, покупку и ремонт нового дома, выпуск новой модели автомобиля, разработку и запуск web-сайта компании и множество других видов деятельности, имеющих конечный результат. Этот результат можно оценить с точки зрения суммарных затрат на его получение и качества продукта или услуги, которые мы получили в результате.

Каждый проект выполняется в течение определенного времени (имеет конечную длительность) и имеет определенный, проверяемый результат. При переходе к проектной организации работ важно помнить, что для эффективного проектного управления нельзя ставить перед собой неопределенную цель. Результаты, которые мы хотим получить, должны быть достаточно хорошо определены. В этом состоит главное отличие проектного подхода от научно-исследовательской деятельности: в проектном подходе мы изначально уже достаточно четко представляем себе результат, который мы получим в результате выполнения проекта. Конечно, множество технических деталей и других подробностей еще предстоит выяснить в ходе реализации проекта, но в самом начале проекта мы уже уверены в том, что цель проекта достижима, и кроме того, достаточно ясно представляем себе результат, который мы должны получить, или продукт, который мы должны разработать.

Read more

Webinar180315

Открываем цикл вебинаров по управлению рисками!

Коллеги, у нас хорошая новость!

С 18 марта мы начинаем в России цикл вебинаров про управление рисками в различных проектах. Мы уже договорились о привлечении к их проведению лучших экспертов из области управления проектами и управления рисками. Кроме Анатолия Суздальцева вебинары также будут проводить лучший риск-менеджер России Алексей Сидоренко и один из лучших тренеров по проектному управлению – Константин Кондратюк. Более подробно мы расскажем о наших спикерах в одном из следующих постов. А теперь подробности о первом вебинаре.

Read more

color-correct-coffee

Поделитесь опытом по вашей отрасли

Коллеги, хочу обратиться к вам за вашим опытом! Для того, чтобы запустить в системе RiskGap модуль Risk Intelligence, который отвечает за выявление и рекомендации неизвестных команде рисков, нужен стартовый набор информации по рискам для разных типов проектов. Мы безусловно уже внесли сами около 200 рисков, но коллективные усилия дадут более разнообразный и качественный результат!

Коллеги, мы будем очень благодарны, если вы поделитесь вашим опытом и пришлете 10-25 проектных рисков по конкретным проектам (возможно, прошедшим) из области ИТ, ПГС, дискретного производства!

Read more

book

Что почитать на новогодних праздниках?

Наш блог посвящен рискам, вот и книги мы тоже обсуждаем о проектном риск-менеджменте :-)

Хочу посоветовать классную книгу по этой теме – “Вальсируя с медведями”, написанную Томом ДеМарко и Тимоти Листером. Очень внятно и понятно рассказывается о том, зачем управлять рисками, что будет, если этого не делать, что вообще имеется в виду под управлением рисками. Если кто-то еще не читал – советую прочитать! Вот ссылка на книгу в Bookmate.